¿Qué es la gestión de tiempo para autónomos y por qué es tan indispensable? Estas son un par de dudas que suelen hacerse lo freelancers y que, si conocieran las respuestas, tendrían una mejor calidad de vida; ya que podrían aplicar diferentes técnicas para la gestión del tiempo en su día a día laboral.

Las diferentes herramientas del gestión de tiempo no solo son una buena forma de optimizar nuestro propio tiempo, también son funcionales para el colectivo de colaboradores. Dicho esto, veamos de qué va y cuál es la importancia de la gestión del tiempo en la actualidad. ¡Continúen con nosotros!

¿Qué es y por qué es importante la gestión del tiempo para autónomos?

Por lo general, cuando trabajamos para una empresa con horarios y actividades definidas no es necesario que nos preocupemos por como usamos nuestro tiempo. No obstante, cuando nos convertimos en autónomos la historia cambia, ya que usar las herramientas de gestión del tiempo depende exclusivamente de nosotros mismos.

Ahora bien, la gestión de tiempo no es más que una forma de ejercer control en cómo, cuándo y cuánto gastamos el tiempo. Gracias a esto, podemos aumentar la eficiencia y la productividad en las actividades laborales, tanto las diarias como las esporádicas.

Asimismo, cuando tenemos pleno conocimiento del tiempo que debemos dedicarle a cada actividad, podemos definir cuáles son prioridad, por lo que podemos centrarnos en lo que realmente importa. Actualmente, existen diversas técnicas para la gestión del tiempo que podemos aplicar en nuestra oficina en casa y, al hacerlo, veremos como nuestra eficiencia se ve aumentada.

Entonces, la importancia de la gestión del tiempo radica en que nos permite tener una mejor calidad de vida, ya que no solo evitamos perder el tiempo, también podemos estimar plazos que nos permitirán disfrutar del tiempo libre.

La gestión del tiempo bien aplicada permite:

• Producir más en menos tiempo.

• Evitar errores y retrasos de producción.

• Asegurar la satisfacción del cliente y la propia.

Además, mientras más organizado sea el día, mayor motivación y disciplina se podrá poner en el cumplimiento de las actividades. Para aprender a gestionar y hacer un buen control, solo basta de un poco de empeño y ánimos por lograr ser más eficientes.

12 herramientas y técnicas para la gestión del tiempo

Ahora hemos llegado a la parte fuerte de este tema, y es que usar las herramientas de gestión del tiempo puede ser difícil, sobre todo cuando estamos acostumbrados a trabajar a un ritmo que, aunque es ineficiente, es bastante cómodo y que no nos hace presión.

Sin embargo, es importante recalcar que para ser freelancer no es necesario trabajar las 24 horas del día, ese es un mito que ha calado muy profundo en la psiquis del colectivo, pero es una creencia bastante falsa.

Dicho esto, veamos 12 ejemplos de técnicas que podemos aplicar y que nos facilitarán el día de trabajo enormemente. Comencemos:

Definir un horario de trabajo

Se cree erróneamente que los autónomos no tienen horario de trabajo, y que eso es lo que hace que su forma de trabajo sea atractiva. Falso. Como autónomos debemos asegurarnos de no exceder nuestras horas laborales o terminaremos saturándonos.

Además, es normal que las personas procastinemos en algún momento del día, ya que la mente necesita despejarse. Por ello, es importante ponernos lapsos de tiempo que podamos cumplir tranquilamente, que sean suficientes para realizar un par de actividades antes y que nos permitan despejarnos de vez en cuando.

Al trabajar sin un horario definido, la jornada diaria podría extenderse más de lo necesario, y las horas disponibles se consumirían sin reparo. Por ello, lo primero que debemos hacer es poner un horario con horas definidas: Comienzo, breack y final.

Asimismo, sabemos que cada actividad tiene su propia duración y si plasmamos esto, será mas fácil llevarlas a cabo. Dentro de ello, consideremos que si una actividad requiere 2 horas, colocarle 3 no es descabellado. Al final, no sabemos qué imprevistos sucederán.

Con ello no solo seremos más eficientes, también podremos poner un límite entre la vida laboral y la vida personal/social.

Crear una lista de actividades

Si no tenemos claro lo que haremos durante estas horas que hemos establecido, seguiremos teniendo una jornada laboral desastrosa. Por ello, el segundo consejo que podemos aplicar es definir todas las actividades pendientes, organizarlas por prioridad, establecer horas prudentes para cada una, agruparlas por similitudes y luego plasmar todo ello con un orden coherente.

Dentro de ello es importante que la lista de tareas sea razonable y que contenga una organización que realmente podamos lograr en un mismo día. Entonces, iniciaremos organizando las tareas prioritarias para los primeros días de la semana, para luego acomodar las menos importantes en los espacios y días disponibles.

Todo ello dependerá de dos factores: Las fechas de entrega y el tiempo requerido para llevarlas a cabo. Por si fuera poco, existe otro factor que debemos considerar, y es que las actividades que menos nos apetezca hacer deberían estar primero también. Debemos aprender a crear un balance entre todas las tareas.

Luego de hacer la lista, solo debemos dejarla en un lugar donde podamos chequearla siempre que lo necesitemos. Lo ideal es anotarlas en una agenda de las que tienen calendario, así podremos establecer las fechas de una forma más sencilla, así como las horas del día que cada una necesitará.

Chequear la lista de tareas al inicio

¿De qué sirve crear la lista y ponerla en un lugar visible si la vamos a ignorar? La idea es que, antes de dormir o al despertar, chequeemos la lista para saber lo que nos espera para ese día. Podemos darle una hojeada rápida mientras desayunamos, para luego sentarnos a planificar cada tarea. La idea es que no iniciemos el día a la deriva.

Ahora bien, otro buen consejo es que al finalizar la semana, chequeemos todas las actividades completadas durante la misma y verifiquemos qué tan productivos fuimos. Esto ayudará a ver nuestro trabajo en perspectiva, y para no tener que recordar cada cosa que hicimos, podemos dejar pequeñas notas en cada actividad tachada.

Por ejemplo, el tiempo real que nos llevó terminarla, si fue mejor o peor de los esperado, qué podríamos mejorar (en caso de que sea una tarea repetitiva), etc. Y si tenemos tareas que no logramos completar, podremos tomarlas y agregarlas directamente a la siguiente semana.

Poner mente y corazón en cada tarea

Como mencionamos, existen imprevistos y hay cosas que no controlamos, pero esto no quiere decir que pasaremos toda la jornada distraídos en las redes sociales o viendo una serie mientras trabajamos. Al contrario, el tiempo de cada actividad debe ser sagrado y debemos concentrarnos en lo que estamos haciendo.

Solo así nos garantizaremos que la terminaremos en el tiempo estipulado. Además, esto nos ayudará a sacarles unos minutos o incluso horas de gracia a la actividad, y al terminarla antes podremos procastinar un poco o iniciar antes la siguiente tarea.

Al final, tendremos mini-breacks de descanso durante la jornada, o terminaremos antes de que finalice la misma.

Evitar hacer multitareas

Sí, suena atractivo, y muchos eruditos afirman que hacer multitareas nos ayuda a terminar antes la jornada laboral. Falso. De hecho, se trata de todo lo contrario, al hacer multitarea, nuestro cerebro se divide en dos y tres tareas y no logra concentrarse al 100% en ninguna. Al final, lo que podemos lograr son un montón de errores y una gran pérdida de tiempo.

Además, según un estudio realizado por la Universidad de Londres, un cerebro inmerso en multitareas no puede definir qué tareas son más prioritarias que otras, y esto nos hace ineficientes.

Evitar cualquier tipo de distracción

Hay personas que trabajan mejor mientras escuchan música, y pueden mantener un alto nivel de concentración aunque tengan música de su interés alrededor; no obstante, esto es lo máximo permitido si queremos ser productivos.

Además, es recomendable que no escuchemos ningún tipo de música altamente estimulante, ya que podría ser un error. En este sentido, es importante que trabajemos en un ambiente limpio de cualquier tipo de contaminación sónica, por lo que los demás dispositivos personales deben estar en silencio durante la jornada.

También debemos crear un entorno saludable, con la cantidad de luz adecuada y relativamente alejado de cualquier distracción por parte de otras personas. De esta manera, nuestra mente podrá enfocarse y no será sacada de su concentración de forma súbita.

Limitar el WhatsApp y el E-mail

Si vamos a trabajar y la actividad del momento no amerita ningún tipo de comunicación con el exterior, es mejor no tentarnos. Es muy fácil perderse en conversaciones triviales y en correos electrónicos con ofertas y promociones, por lo que lo ideal es que revisemos ambas plataformas antes de iniciar la jornada y en la hora del breack.

Además, si no se trata de algo urgente, ¿por qué no dejar las respuestas para cuando se termine la jornada? Las personas que nos conocen sabrán que estamos en nuestro horario laboral, así que pueden llamar si necesitan una comunicación urgente. De lo contrario, no vale la pena perder la concentración por algo trivial.

Eso iría totalmente en contra de nuestro objetivo de terminar las actividades en el horario que hemos previsto para ello.

Aplicar el uso de tecnologías

Aunque parezca atractivo el uso de papel y lápiz, lo cierto es que existen mil y un aplicaciones, software y plataformas que nos permiten optimizar nuestro trabajo. Existen programas de todo tipo, pero podemos centrarnos en hacer una pequeña investigación sobre los que han sido diseñados para mejorar la productividad de los usuarios.

Por ejemplo, Trello es una de las mejores herramientas, ya que nos permite recrear la agenda de una forma completamente virtual, y tiene soporte para el navegador del ordenador y el Smartphone, de manera que podemos chequear la lista de actividades en cualquier momento y lugar.

Además podemos aplicarle notas de estado a cada actividad, usando el clásico Post-it para “terminado”, “en proceso”, “pendiente”, etc.

Así como existe Trello, hay otras aplicaciones que quizá son mucho más avanzadas o, al contrario, son más sencillas. La distancia entre su uso y nosotros es Google.

Y es que esto no es todo, también podremos encontrar aplicaciones para medir y controlar los tiempos de cada actividad, para gestionar proyectos, para manejar documentos digitales, para controlar las finanzas personales, para tener reuniones a distancia y un etcétera más.

Sacar tiempo parra el entretenimiento/descanso

En ocasiones nos centramos tanto en las actividades laborales que olvidamos por completo las actividades sociales. Por ello, podemos tomar un día cualquiera, el menos ocupado, y restarle un par de horas de trabajo para descansar un poco más o para realizar alguna actividad social que hayamos pospuesto.

Lo importante es que no nos centremos en trabajar como robots y que recordemos que tenemos familia, pareja y amigos que querrán compartir tiempo junto a nosotros.

Es importante recordar también que, así como las tareas laborales merecen respeto y compromiso, el tiempo de ocio también es importante, ya que es una de las tantas formas que tenemos para cuidar de nuestro propio bienestar.

Elegir a los clientes sabiamente

Sabemos que ser freelancer requiere de mucho cuidado al escoger a los clientes con quienes se va a trabajar, ya que hay personas que tienen completo irrespeto por el tiempo de los demás. Además de esto, es importante que consideremos muy bien a cuales proyectos podemos ingresar y a cuales es mejor que ni voltear a verlos.

Si estamos incursionando en el mundo autónomo y del trabajo remoto, lo ideal es que vayamos probando poco a poco con qué tipos de clientes nos sentimos más a gusto. Una vez tengamos la experiencia, debemos hacer una selección más profesional.

Esto nos permitirá tener pleno control de nuestro tiempo laboral y de ocio, y podremos comunicarnos con mayor receptividad con todos nuestros clientes. Asimismo, debemos tener cuidado con querer abarcar un montón de clientes pequeños, ya que no tendremos tiempo ni espacio para cuando lleguen proyectos enormes.

Calcular los precios adecuadamente

Aunque parezca una técnica que no está relacionada a la gestión del tiempo, lo cierto es que el tiempo es dinero y si no sabemos calcular los precios de nuestros servicios, terminaremos dedicándole más tiempo a pequeñas tareas que, con toda probabilidad, no nos ayudarán a tener buenos ingresos.

Nadie quiere ser esclavo de su propio trabajo, menos nosotros. Así que debemos calcular una tarifa que nos permita hacer lo que necesitamos y queremos sin depender exclusivamente de un salario miserable.

Delegar actividades menos importantes

Suponiendo que trabajemos con un equipo de colaboradores, no tenemos que tomar todas las actividades como propias. Podemos delegar aquellas que consideremos irrelevantes y dejárselas a otras personas que quizá estén mejor capacitadas o tengan más tiempo libre que nosotros.

Esto nos ayudará a liberar nuestra agenda y podremos dedicarle tiempo a las actividades prioritarias sin sentir la presión de un día atareado. Además, ¿no hablamos anteriormente de actividades que no nos apetecen? Para eso está el trabajo en equipo, debemos aprovecharlo.

Para finalizar, es posible que no hayamos escuchado jamás sobre la gestión de tiempo para autónomos, pero este compendio de herramientas y técnicas nos ayudarán a sacarle el mayor provecho a nuestro día a día, y nos permitirá planificarnos de la forma más correcta y efectiva.

Una vez cumplidas las actividades de la semana, veremos como aparecerá tiempo libre que creíamos inexistente. Allí es donde apreciaremos realmente la importancia de la gestión del tiempo.