¿Cuáles son los ERRORES MÁS COMUNES que crean DESORDEN en el TRABAJO?

¿Desorden en el trabajo? La planificación y coordinación de tareas en nuestra rutina diaria de trabajo suelen ser herramientas poderosas para mantener o incrementar la productividad, establecer el plan para mejorar la organización debe tener especial prioridad para un desenvolvimiento efectivo y el cumplimiento de los objetivos planteados por la organización,.

Asimismo, aprender cómo organizar el tiempo para cumplir de forma eficiente y oportuna con todas las actividades diarias, pero en algunos casos no contamos con la capacidad de organizar y definir la jerarquización de las actividades permitiendo que tareas de bajo impacto o aporte se mezclen y perturben el cumplimientos de aquellas que son vitales para la empresa.

¿Cómo Establecer un Extraordinario PLAN para MEJORAR la ORGANIZACIÓN?

El plan para mejorar la organización debe incluir las actividades por orden de prioridad y establecer los tiempos para cumplir con los objetivos o metas, en algunos casos se pueden utilizar mecanismos manuales con el uso de agendas de trabajo pero en la actualidad existen mecanismos más sofisticados y eficientes que permiten la organización y planeación de todas las actividades, por ejemplo, las PC y los móviles inteligentes, éstos equipos tecnológicos con capacidad de crear agendas electrónicas de trabajo con avisos o recordatorios diarios y con horarios determinados para ejecutar las labores asignadas.

A continuación te ofrecemos algunos errores frecuentes y que interfieren negativamente en la jerarquización de actividades:

Multitareas.

Realizar varias actividades de forma conjunta sería extraordinario, pero en algunos casos cuando se adquiere el compromiso de realizar demasiadas actividades en paralelo, se pierde un lapso aproximado del 35% en concretarlas, por otro lado, para determinar cómo organizar el tiempo actualmente existen aplicaciones extraordinarias tales como, Wunderlist, Todoist, Remember The Milk, Evernote y Google Keep, lo más recomendable es asumir responsabilidades que sean suficientes para cumplirlas en el tiempo y con la calidad que se requiere.

La ausencia de planificación.

Asumir actividades de forma desordenada y sin previa clasificación según su importancia y tiempo de entrega es una práctica altamente toxica y que constantemente aplaza el cumplimientos de las ya priorizadas, un plan para mejorar la organización debe incluir la planificación de las tareas según su rango de prioridad y compromiso de entrega para así mantener la productividad en la organización.

Existe gran diferencia entre lo urgente que son las asignaciones de última hora y que por lo regular alguien no cumplió y las importantes que son aquellas que influyen positivamente en la producción de la empresa, a continuación algunas apps como Rescue Time, ManicTime y ProcrastiTracker o Togg con las que podrás monitorear tus actividades laborales diarias.

Procrastinar.

La falta de interés o inseguridad ocasiona que la jerarquización de actividades se rompa y por lo general terminamos por posponer o desplazar tareas asignadas, en algún momento caemos en la tentación de interrumpir con la ejecución de trabajos importantes para hacerlos en un futuro no determinado.

Asimismo, aprender cómo organizar el tiempo en forma tal que sea altamente motivador y que permita cumplir con un ritmo de trabajo adecuado, establecer una mismas línea de trabajo para todo el equipo y priorizar las actividades con plazos de entrega definidos son posibles de organizar a través de herramientas como Trello, Asana, Toodledo y así distribuir de forma coordinada que actividad cumple y en qué tiempo cada uno de los integrante de la organización.

Más sobre la JERARQUIZACIÓN DE ACTIVIDADES.

Trabajo continuo sin descanso.

La mente es muy poderosa pero si no aprendemos como organizar el tiempo por lo general estaremos repleto de tareas inconclusas y para tratar de cumplirlas tomamos tiempo que se requiere de descanso para tratar de cumplir sin tomar en cuenta que el agotamiento no permite el flujo de ideas frescas y la eficiencia en el cumplimiento de trabajos asignados terminara por reducirse progresivamente, en el plan para mejorar la organización es necesario crear momentos para desestresarnos y mantener en el tiempo la productividad requerida.

Caer en distracciones.

La priorización de actividades cuenta con el aporte de las nuevas tecnologías, pero el uso y abuso de las mismas pueden desviar tu concentración y perder tiempo muy valioso, si constantemente nos dedicamos a revisar los correos electrónico, mensajes de texto o interrumpimos nuestras actividades para verificar las redes sociales como el Facebook o Instagram es necesario que este tipo de actividades recreativas se realicen durante los periodos de descanso previamente acordados en el plan para mejorar la organización.

La meta no está definida.

Establecer hacia donde se dirige la organización y que cual es el futuro es una clara señal de compromiso para todos los empleados y miembros del equipo de trabajo y debe estar ampliamente definido en el plan para mejorar la organización, facilitará la toma de decisiones y acciones que correspondan para concretar la meta acordada, para mantener un alta productividad te recomendamos establecer la ponderación de las actividades y alinear a todos hacia el cumplimiento de las metas a través de la excelencia y alcanzar el éxito de tu negocio.

El aprovechamiento de los recursos tecnológicos actualmente disponibles pueden afectar positivamente a la organización si son utilizados de forma adecuada, asimismo, planificar y optimizar los tiempos y actividades laborales son estrategias que permitirán cumplir con los objetivos trazados por la empresa u organización.