7 ERRORES Más COMUNES que DEBEMOS EVITAR Si queremos OPTIMIZAR Nuestro TIEMPO De TRABAJO.

Encontrar la forma más adecuada para rendir en el trabajo, en los estudios o en cualquier actividad que requiera de nuestro esfuerzo puede ser difícil. Por ello, es fundamental saber cómo organizar el tiempo a través de la jerarquización de actividades y evitando ciertos errores que solemos ignorar hasta que suceden.

Si buscamos cumplir con todas nuestras actividades, dándole mayor prioridad a las más demandantes, urgentes e importantes, lo ideal es que adoptemos un plan para mejorar la organización de una forma sencilla. Entonces, ¿Quieres saber cómo crear una agenda y qué evitar al tener una mala gestión del tiempo? ¡Sigue leyendo!

Errores que afectan nuestro PLAN para MEJORAR la ORGANIZACIÓN.

Crear y respetar nuestra agenda con la jerarquización de actividades suele ser difícil, ya que se trata de un hábito que debemos cultivar a largo plazo y que, por distintas razones, se puede ver afectado constantemente. Son precisamente esas razones las que nos lleva a hablar sobre los beneficios de elaborar una agenda.

Lo más destacable es que nos permite estar al tanto de cada uno de nuestros compromisos, por lo que podremos verificar las fechas, la planificación y cualquier otro detalle que creamos importante para cada actividad. Además de esto, podemos agregar en ella cualquier tipo de tarea, desde las relacionadas al trabajo como la lista de la compra o de pagos de servicio, todo en un mismo lugar.

Ahora bien, a pesar de que esto suena del todo bien, es posible que se vuelva un desastre si no aprendemos cómo organizar el tiempo de una forma eficaz. Teniendo en cuenta la organización de la agenda, debemos considerar diversos errores y evitarlos lo mejor posible, de forma que no nos afecten completamente. Entre esos errores están:

  • Horarios irrealistas: Existen horas que son más productivas que otras, dependiendo de cada persona, y es importante que sepamos gestionarnos con nuestro tiempo libre y el tiempo de trabajo. No debemos capitalizar todos nuestros ratos libres con trabajo ni viceversa.
  • Demasiados detalles: Anotar cada detalle de nuestra rutina de vida, de trabajo o de estudio es una pérdida de tiempo, ya que muchas de estas cosas las hacemos en automático. Además de esto, lo único que haremos es agregar información que hará que lo importante no resalte.
  • Olvidar descansar: El descanso, el cuidado de nuestra salud y los ratos de ocio son temas sagrados para evitar disminuir nuestro rendimiento. Lo ideal es que en la agenda incluyamos cierto número de actividades y que no ignoremos el tiempo que requerimos para terminarlas.
  • Dejarla olvidada: Es muy común que olvidemos el paradero de la agenda las primeras semanas por un tema de costumbre, más si se trata de una agenda en físico y de gran tamaño. Es recomendable que compremos una de bolsillo y que la coloquemos junto a las cosas que nunca dejaríamos, como las llaves de la casa o el móvil.
  • Desactivar notificaciones: Las agendas digitales también puede ser olvidadas si se desactivan las notificaciones, por lo que debemos estar al pendiente de sus ajustes cuando la estemos configurando por primera vez. Adicionalmente, podemos probar con dejar el dispositivo cerca de nosotros sin cerrar la aplicación de la agenda.
  • Múltiples agendas: Aunque parezca una buena idea contar con dos agendas para ubicarlas en sitios diferentes, lo cierto es que esto lo único que hará será confundirnos y complicarnos la resolución de las tareas. ¿Qué les recomendamos? Tener una sola agenda.
  • Anotaciones desorganizadas: Algunas personas utilizan las notas adhesivas para agregar información o escriben todo desordenado por lo rápido, pero esto se aleja totalmente del orden, ya que lo que hace es agregarle cosas innecesarias a la información. Lo mejor será remarcar de un color específico las actividades que pertenecen a diferentes grupos.

Ahora bien, aunque el primer paso dentro del plan para mejorar la organización es crear una agenda de actividades, lo cierto es que no debemos dejarle toda la responsabilidad a la misma; es decir, no se trata de anotar los compromisos y luego olvidar que están ahí. Al contrario, la agenda debe funcionar como un asistente.

Asimismo, siempre debemos recordar cuáles son los errores más comunes, descritos anteriormente, y qué evitar al tener una mala gestión del tiempo. De esta forma, lograremos organizar todo lo necesario para cumplir con nuestras responsabilidades a tiempo.

Aplicaciones móviles que ayudan en la JERARQUIZACIÓN de ACTIVIDADES.

En ocasiones la motivación y la intención de aprender cómo organizar el tiempo no son suficientes, y es necesario agregarle una herramienta adicional a la planificación, una App Móvil. En la actualidad, existen muchos tipos de aplicaciones para crear agendas o equipos de trabajo, por lo que la organización se hace de forma sencilla. Te ofrecemos entonces 5 ejemplos de estas aplicaciones:

  1. Evernote.
  2. Google Keep.
  3. Trello.
  4. Do It Tomorrow.
  5. Todoist.

¿Qué podremos hacer con estas apps? Básicamente, agregar tareas, eventos, proyectos, responsabilidades y actividades por grupos, realizando un cronograma visual que podrá ser sincronizado en varios dispositivos. Además, pueden ser utilizadas de forma offline y poseen versiones gratuitas.

Crear un plan que nos ayude a gestionar de forma eficaz nuestros ratos libres y las responsabilidades, es sin duda una excelente idea para comenzar a ser más productivos; no obstante, no debemos olvidar que hay errores que evitar al tener una mala gestión del tiempo y que es necesario trabajar en ellos. ¿Qué más necesitas? ¡Descarga alguna de las apps que te recomendamos y comienza a gestionar tu rendimiento desde ya!

Diana Núñez

¡Hola! Mi nombre es Diana, soy Redactor Freelancer desde hace más de 3 años. Me especializo en varios temas, aunque mis preferencias se basan en temas de actualidad. Próximamente estaré en mi propia marca. Conoce más de mi trabajo en mi Portafolio.