Descubre Cómo Organizar la AGENDA DIARIA De TRABAJO EFICIENTEMENTE

Una buena gestion de tiempo en el trabajo es uno de los objetivos más difíciles de lograr cuando se tienen muchas tareas para realizar, sobre todo cuando éstas actividades se acumulan o requieren de cambios que no han sido contemplados, haciendo que nuestra propia organización se vea afectada, así como la eficacia y el rendimiento laboral.

Por esto es importante aprender como organizar la agenda diaria de trabajo de forma eficaz, teniendo en cuenta todo lo que pueda cambiarse, el tiempo que se tarda en realizar cada actividad, las prioridades y cómo podemos utilizar menos tiempo, pero sin afectar su calidad. De esta manera podemos disfrutar de varios beneficios en el ámbito personal, y nuestros jefes quedaran encantados con los resultados ofrecidos.

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¿Como organizar la agenda diaria de trabajo?

Habitualmente creemos que, al final del día, nuestro trabajo no ha sido el mejor o más productivo; esto suele suceder cuando nos encontramos con varias tareas para realizar y no logramos organizarlas de manera satisfactoria, haciendo que el uso de tiempo sea cada vez mayor y sin buenos resultados.

Por suerte, existen muchas formas de planificar los pendientes para ser más productivos en el ámbito laboral, y hoy aprenderemos a como organizar la agenda diaria de trabajo de una manera sencilla y sin complicaciones, donde lo primero que debemos hacer es identificar las actividades urgentes y que requieren de mayor tiempo y esfuerzo; ahora bien, los consejos para planificar la agenda diaria son:

  • Planificación en base a lo importante: Por más tediosa que puedan parecer ciertas actividades, es importante trabajar primero en lo urgente. Para ello, debemos definir la relevancia de cada actividad, asignar tiempos realistas y pensar siempre en las mejores soluciones.
  • Analizar las actividades con flexibilidad: Es probable que pensemos que al organizar la agenda una vez ya tendremos todo resuelto, pero lo cierto es que debemos chequearla cada cierto tiempo, de manera que podamos eliminar las actividades ya realizadas y asignar prioridades en caso de que existan imprevistos o nuevas directrices.
  • Evitar excesos y agrupar actividades similares: Es muy significativo que nos concentremos en hacer una tarea por vez, para que nuestro cerebro no entre en conflicto y terminamos sintiéndonos embotados; así mismo, debemos agrupar las actividades similares, para que no repitamos los procesos una y otra vez.
  • Evitar abandonar tareas cortas hasta completarlas: A medida que pasemos más tiempo realizando una actividad, nuestro cerebro estará cada vez más concentrado en ella, pero si las abandonamos antes de finalizarlas nuestro juicio se verá comprometido en un constante comienzo-interrupción, haciendo que el tiempo asignado y la calidad del resultado se vean afectados.
  • Dividir las actividades largas en plazos: Todos sabemos que las actividades a largo plazo son bastante desmotivadoras, ya que sentimos que nunca las terminaremos; por eso, lo ideal es dividirla en plazos coherentes y tomar descansos cortos cada vez que terminemos con uno, de manera que no nos sintamos embotados o cansados con tanta facilidad.
  • Recompensar cada actividad llevada a cabo: Merecemos sentirnos recompensados cuando terminamos de realizar una actividad de forma satisfactoria, y basta con tan solo un cumplido o premiarnos con algo que nos guste para sentirnos motivados.
  • Ser responsables y realistas con las tareas: Si definimos un horario para realizar ciertas actividades, entonces debemos ser responsables con este mismo horario y no postergarlo, a menos que exista algún cambio. Además de esto, es importante que conozcamos nuestros propios límites y cuál es nuestro marco de suficiencia; es decir, lo que depende de nosotros y lo que no, para poder encargarnos de todo productivamente.

Para una mejor gestion de tiempo, lo ideal es que podamos crear una agenda diaria de trabajo que sea completa, pero que a su vez sea flexible ante los cambios; así mismo, debemos tener la capacidad de readaptarnos con facilidad, para evitar las desmotivaciones y el abandono del trabajo. Con estos consejos lograremos organizar nuestra agenda en poco tiempo y disfrutaremos de sus beneficios.

Una agenda organizada y el crecimiento personal, excelente combinación

Ahora que tenemos los consejos sobre como organizar la agenda laboral, debemos ponerlos en práctica para ser más conscientes con nuestras actividades, pero ¿sabemos qué beneficios nos ofrece esta organización? Tanto como profesionales como en lo personal, una agenda bien organizada puede cambiarnos la vida de manera significativa.

Todos debemos ser conscientes con nuestro propio crecimiento personal y buscar formas de mejorarlo cada día, y una forma fácil de hacerlo es a través de una excelente planificación, donde podamos agregar todo aquello que tenemos pendiente y que necesitemos realizar en poco tiempo. Por tanto, los beneficios de una agenda muy bien elaborada son los siguientes:

  • Si disponemos de una agenda planificada con las actividades a realizar en el día, seremos capaces de liberar la mente de esa información, para concentrarnos en lo que realizamos al momento sin el estrés y pensamientos recurrentes sobre las actividades siguientes.
  • Al examinar las actividades ejecutadas y las que faltan por hacer, podremos medir los resultados de nuestro trabajo, verificando qué necesitamos, donde nos equivocamos y en qué acertamos; además, podremos tomar decisiones más eficientes y razonables a medida que observamos nuestra evolución.
  • Utilizar la agenda de forma responsable también nos ayuda a mantener una memoria sana, ya que nos concentramos en el ahora. Además, nos implicamos con el trabajo y con nuestras responsabilidades, respetando nuestro tiempo y bienestar.

Básicamente, con el uso de una agenda diaria de actividades podremos desconectarnos de todo lo que nos atrasa, seremos más conscientes con las decisiones a tomar y más comprometidos con lo que debemos hacer, por lo que nuestro crecimiento personal se verá afectado positivamente. Al final, nuestra mayor recompensa será la eficacia, productividad y calidad en nuestros resultados.

Para que la gestion de tiempo en el trabajo sea completamente eficaz, es importante que recordemos que nuestra agenda diaria de trabajo debe ser repasada con frecuencia por dos razones, la primera es para que eliminemos las tareas que ya han sido completadas y así evitar repetirlas innecesariamente. Y la segunda, es que podamos enfocarnos en lo que debemos hacer, creando estrategias en acuerdo con nuestra propia planificación.

Además de todo esto, la agenda debe ser parte de nuestro equipo de trabajo, y debemos llevarla a donde nos dirijamos para no olvidar ninguna actividad, sin importar si utilizamos una agenda tradicional o una virtual. La ventaja entre ambas radica en los gustos de cada quien, y de si nos gusta más escribir a mano o con el teclado, pero lo significativo es que se convierta en otra parte esencial de nosotros mismos.

Diana Núñez

¡Hola! Mi nombre es Diana, soy Ingeniero Civil y Redactor Freelancer desde hace más de 2 años. Actualmente, me dedico a abrir mi propia marca de Marketing de Contenido y mi Blog personal, Diannuz Blog.