10 TIPS Para Organizar Tú AGENDA DIARIA De TRABAJO FACILMENTE [FUNCIONA]

El éxito en nuestra vida y trabajo depende de cuan organizados somos para realizar todas las tareas diarias pendientes, siendo el primer paso a realizar el registro de actividades en la agende de trabajo. Si aún no contamos con una, debemos aprender cómo llevar una agenda de trabajo organizada, y cuál es la mejor forma de anotar las tareas en ésta.

Para ello, también debemos conocer cuáles son las características, los beneficios de tener una agenda de trabajo y por qué es importante llevar una con nosotros todo el tiempo. De esta manera, la calidad de nuestras labores no se verá afectada por falta de tiempo u olvido. Entonces, veamos cómo es la elaboración de una agenda de trabajo desde su inicio y algunos tips para su buen registro.

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Beneficios de tener una agenda de trabajo organizada en todo momento

Tanto en la vida profesional como en la personal, saber cómo llevar una agenda de trabajo organizada puede cambiar nuestro día a día de una forma muy significativa, ¿por qué? Porque la planificación y administración de tiempo se verán favorecidas gratamente, además de una serie de beneficios.

Adicionalmente, las características principales de una agenda de trabajo son las alarmas o notificaciones, el calendario, las direcciones, las fichas y todo aquello que nos facilite encontrar la información que necesitamos de forma rápida y eficaz. Sin embargo, esto dependerá de si usamos una agenda digital o una física. Sabiendo esto, veamos cuales son los beneficios que aporta la agenda de trabajo:

  • Liberación mental: Al realizar el registro de actividades en la agenda de trabajo, le permitiremos a nuestra mente que libere esa información y se concentre en otras cosas, ya que toda la información pendiente estará por escrito. Además, evitaremos el estrés de tratar de recordar si hemos olvidado hacer algo o cuántas tareas ya realizamos.
  • Examinación de actividades: Podremos tener un mayor control sobre las actividades pendientes y las ya realizadas, anotando incluso el tiempo de duración de las segundas y así, examinar nuestra productividad y rendimiento en el día. Asimismo, también podremos examinar si alguna actividad requirió más de lo esperado o, al contrario, pudiendo ver nuestra evolución.
  • Optimización de tiempo: Al conocer cuánto tiempo nos lleva realizar todas nuestras actividades, podremos hacer un uso inteligente de nuestro tiempo, evitando mezclar las responsabilidades laborales con la vida personal. De esta manera, respetamos el tiempo de ocio y el de descanso, sin sacrificarlos por alguna actividad olvidada.
  • Utilización consciente: En la elaboración de una agenda de trabajo podemos organizarla de forma que todo quede perfectamente planificado, incluso dejando tiempo para contratiempos y descanso. Por si fuera poco, también podremos chequear si tenemos tareas repetidas y lograremos crear estrategias, evitando perder el tiempo.

Adicional a los beneficios y características principales de una agenda de trabajo, también debemos tener en cuenta que, para que surta el efecto esperado, debemos llevarla siempre con nosotros, de manera que podamos revisarla cada vez que lo necesitamos. En este sentido, una agenda digital es mucho más efectiva, porque ciertas aplicaciones nos permiten enlazar nuestro móvil con el computador, teniéndola a la mano en todo momento, además de que tendremos un respaldo.

¿Cómo llevar una agenda de trabajo organizada y bien planificada?

Para aprender a realizar el registro de actividades en la agenda de trabajo debemos considerar su priorización como algo esencial; es decir, la forma en la que dividiremos las actividades. Normalmente, estas se pueden dividir en 3 grupos, con los cuales trabajaremos el tiempo:

  • Esenciales: En este grupo deben agregarse todas las actividades que no podemos dejar pasar, y que debemos realizar en un periodo corto de tiempo. Estas tareas no pueden ser aplazadas o sustituidas por otras, a menos que exista una que tenga mayor importancia entre las mismas.
  • Temporales: Se trata del grupo de tareas que son importantes, pero no lo suficiente como para capitalizar nuestro tiempo. Estas pueden ser aplazadas o sustituidas en cualquier momento, incluso canceladas en caso de que dejen de ser necesarias u otra persona las realice por nosotros.
  • Rutinarias: Para este grupo debemos registrar aquellas tareas que ya son parte de nuestra rutina, aquellas que hacemos sin pensar demasiado en ellas. Pueden ser tanto de la oficina como de nuestra vida cotidiana, y aunque son esenciales también pueden ser consideradas como temporales.

Ahora que ya sabemos cómo se priorizan las actividades, podemos entrar de lleno con los tips para la elaboración de una agenda de trabajo organizada, y así obtener un respaldo que nos ayude a cumplir con nuestros objetivos:

  1. Priorizar las actividades: Solo nosotros sabemos cuan importantes son las actividades que debemos realizar, por lo que debemos tener en mente lo antes descrito para organizarlas de la forma correcta. Dicho esto, debemos registrar primero las esenciales, y luego continuar con las demás.
  2. Incorporarla a la rutina: No se trata solo de llevarla siempre con nosotros, también debemos chequearla como parte de nuestra rutina para mantenernos al día de lo que hemos realizado y lo que no, así como de las tareas que sean fáciles de olvidar.
  3. Ser realista y consiente: La idea de la agenda es que no nos exijamos más de lo que podamos hacer en 24 horas que posee el día, obviando el tiempo de descanso y ocio. Además de esto, también debemos ser flexibles y organizarnos conforme al tiempo disponible.
  4. Concentrar las actividades: Se ha demostrado que la mente humana trabaja mejor cuando se adapta a una rutina, por lo que tener una agenda multitarea y diferenciada puede ser contraproducente. Mientras más relacionadas sean las tareas, mucho más eficientes seremos al realizarlas.
  5. Evitar tachar actividades sin realizar: Puede que tengamos la costumbre de dar por terminadas las actividades antes de tiempo, pero hasta que no esté completamente realizada debemos dejarla sin tachar. Así, en caso de un imprevisto, no habrá confusiones y pérdida de tiempo.
  6. Agrupar las actividades: Relacionado al punto 1 y 4, también es importante que agrupemos las actividades que dependen una de la otra, o que tienen un método de resolución similar. Esto puede ayudarnos a darle fin a varias tareas en un mismo periodo de tiempo.
  7. Utilizar resaltadores y lápices de color: Nuestro lado creativo del cerebro nos agradecerá si, además de agrupar y priorizar, diferenciamos las actividades con colores y resaltadores. De esta forma, lo más urgente puede tener un color llamativo que no escape de nuestra vista.
  8. Usar notas extras: Existen tareas que requieren de acotaciones o una explicación para su realización, por lo que podemos utilizar notas o post-it para agregarlas sin perjudicar la organización previa de la agenda. Asimismo, podremos eliminarlas si ya no las necesitamos.
  9. Escoger la forma de registro: Podemos hacer el registro de actividades en la agenda de trabajo de forma diaria, semanal o mensual, pero la mejor idea es escoger un mismo formato para trabajar en toda la agenda. De esta manera evitaremos tener un desorden de fechas.
  10. Agregar objetivos: Aunque no se trata de una tarea a realizar, es importante que señalemos nuestros objetivos a cumplir, de manera que no olvidemos a qué apuntamos o qué buscamos lograr. Una vez logrado el objetivo marcado, podemos tacharlo como hacemos con las actividades.

Algunos expertos también agregan que podemos dividir las actividades exigentes o largas en plazos cortos, asignándole una hora diaria a su resolución y midiendo así los resultados, para que dichas actividades no capitalicen nuestro tiempo.

Ahora bien, hablando nuevamente de los beneficios de tener una agenda de trabajo organizada, también podremos darnos cuenta que, con su uso, nuestra disciplina y adaptación se verán optimizadas, evitando así la desmotivación y el incumplimiento de las tareas autoasignadas.

¿Ya saben entonces por qué es importante, cuáles son las ventajas, cómo organizarla y cuáles son las características principales de una agenda de trabajo? Entonces, ¡no esperen más y comiencen a hacer un registro planificado y organizado de sus tareas pendientes!

Diana Núñez

¡Hola! Mi nombre es Diana, soy Redactor Freelancer desde hace más de 3 años. Me especializo en varios temas, aunque mis preferencias se basan en temas de actualidad. Próximamente estaré en mi propia marca. Conoce más de mi trabajo en mi Portafolio.